Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo KILO VERDE S.A.S. ("Kiloverde") trata los datos personales que recibe a través de su sitio web, el simulador de ahorro, el portal de clientes, los canales de contacto y la ejecución de sus contratos. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

Para esta política se usan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: dato personal (información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural), titular (la persona a quien se refieren los datos), tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), responsable (quien decide sobre la base de datos y el tratamiento), encargado (quien trata datos por cuenta del responsable), autorización (consentimiento previo, expreso e informado del titular), transferencia (envío de datos a un responsable) y transmisión (comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable).

3. Principios

Kiloverde aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Ley 1581 de 2012, art. 4). En la práctica esto significa que solo pedimos los datos que necesitamos para cada finalidad, que usted decide por separado sobre cada autorización opcional y que ninguna casilla de autorización viene marcada de antemano.

4. Datos que tratamos

Kiloverde no solicita datos sensibles (salud, orientación política o religiosa, entre otros) ni datos de tarjetas de pago, con una sola excepción: la validación biométrica de identidad para firmar ciertos contratos (ver abajo). Las passkeys usan la huella, el rostro o el PIN solo dentro de su dispositivo: Kiloverde nunca recibe esos datos, únicamente una firma criptográfica. Si en una factura o documento que usted cargue aparece información sensible o de terceros que no necesitamos, no la usamos y se elimina con el archivo.

Validación biométrica para firmar (dato sensible). Algunos documentos (por ejemplo, el contrato EnergyPass, el contrato de compra financiada y el pagaré) exigen un nivel de firma con validación de identidad por cámara. Esa validación la hace el proveedor de firma (por ejemplo, AUCO), que compara su rostro con su documento de identidad; Kiloverde no guarda su imagen biométrica y solo recibe el resultado de la validación y la evidencia de la firma. Como se trata de un dato sensible (Ley 1581 de 2012, art. 5 y 6), usted no está obligado a autorizarlo: antes de iniciar la validación le pediremos su autorización expresa y, si no la da, puede firmar con un certificado de firma digital o por otro mecanismo que acordemos con usted. (requiere abogado)

Ingreso con Google, Facebook o Apple. Ese proveedor nos entrega su nombre, su correo y su foto de perfil en el momento en que usted elige ingresar con él, antes de que vea la casilla de autorización de la pantalla «Complete su identidad». Se lo advertimos junto al botón de ingreso. Si en las 72 horas siguientes usted no completa su registro ni nos da su autorización por otro medio, suprimimos esos datos (los anonimizamos, junto con la cuenta que se alcanzó a crear).

Niñas, niños y adolescentes. Nuestros servicios se dirigen a personas mayores de edad y a personas jurídicas. No recolectamos datos de menores de edad; si llegáramos a recibirlos, los suprimiremos.

5. Finalidades

Cada finalidad se autoriza por separado cuando la ley lo exige. Usted puede negarse a las finalidades opcionales sin que eso le impida usar el resto de servicios.

1. Prestación del servicio. Atender solicitudes, agendar y realizar visitas técnicas, elaborar y enviar propuestas, celebrar y ejecutar contratos EnergyPass y de ingeniería, instalar, operar y mantener las plantas, y comunicarnos con usted sobre el servicio.
2. Simulador de ahorro. Estimar el tamaño de una planta solar y el ahorro posible a partir de la ubicación del predio, el área de la cubierta y sus consumos; guardar la simulación en su cuenta del portal y generar el informe en PDF. La estimación no es una oferta vinculante.
3. Lectura de factura con inteligencia artificial (opcional). Si usted lo autoriza de forma expresa y separada, enviamos la imagen o PDF de su factura de energía al proveedor de IA para extraer operador, estrato, tarifa y consumos, que usted revisa y confirma antes de usarlos. Sin esta autorización puede escribir los datos a mano.
4. Monitoreo de la planta. Recibir y almacenar los datos de generación y funcionamiento de la planta instalada en su predio para mostrarle su energía y su ahorro en el portal, detectar fallas, programar mantenimientos y calcular la energía que se factura.
5. Facturación y cobro. Emitir facturas, procesar pagos en línea y por transferencia, conciliar pagos, enviar recordatorios dentro de los horarios y canales permitidos por la Ley 2300 de 2023 y cumplir obligaciones contables y tributarias.
6. Firma electrónica. Verificar la identidad del firmante y conservar la evidencia de la firma de propuestas, contratos y anexos (Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012).
7. Atención de PQR y derechos del titular. Radicar, tramitar y responder peticiones, quejas, reclamos y solicitudes sobre datos personales.
8. Seguridad y cumplimiento. Proteger la plataforma (registros de acceso, prevención de fraude y abuso), atender requerimientos de autoridades y defender a Kiloverde en procesos judiciales o administrativos.
9. Comunicaciones comerciales (opcional). Enviarle información sobre servicios, eventos y novedades de Kiloverde, solo si usted lo autoriza. Usted elige el canal: el correo y WhatsApp se autorizan con casillas separadas, y los mensajes por WhatsApp solo se envían en los horarios de la Ley 2300 de 2023 (lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin domingos ni festivos). Puede retirar cada autorización en cualquier momento desde el enlace del mensaje, en Mi cuenta → Privacidad o escribiendo a datos@kiloverde.co.
10. Medición del sitio (opcional). Entender de forma agregada cómo se usa el sitio, solo si usted acepta las cookies de medición.
11. Identificación y verificación progresiva (requiere abogado). Registrar a la persona o empresa ante Kiloverde con su documento para expedir la factura electrónica a su nombre (como lo exige la DIAN) y mostrarle solo los documentos que le pertenecen; verificar su identidad antes de entregar facturas anteriores, contratos y certificados tributarios; y, al contratar, revisar los documentos del contrato, la representación vigente y la debida diligencia mínima (declaración PEP, beneficiario final y listas restrictivas). Los documentos se piden solo cuando hacen falta, se guardan en un almacenamiento privado y los revisa una persona. Para cotejar empresas consultamos el Registro Único Empresarial publicado como datos abiertos por Confecámaras (datos.gov.co); esa consulta no entrega sus datos a nadie.
12. Lectura de RUT y certificados con inteligencia artificial (si está activa). Para agilizar la revisión, el proveedor de IA puede leer el número de identificación tributaria, la razón social, el correo y el representante del RUT o del certificado que usted cargue. El resultado es solo una sugerencia: una persona de Kiloverde lo confirma antes de decidir (Circular Externa 002 de 2024 de la SIC). Ninguna decisión sobre usted se toma de forma automática.
13. Publicidad digital y medición de campañas (opcional). Solo si usted acepta la categoría «Publicidad y medición de campañas» del aviso de cookies, el sitio carga las etiquetas de Meta (Facebook e Instagram), TikTok, LinkedIn y Google Ads, y Kiloverde puede enviar a esas plataformas eventos de conversión (por ejemplo, «simulación completada» o «visita agendada») con su correo o celular convertidos en una huella SHA-256, para saber qué campañas funcionan. No se envía el contenido de su simulación ni sus datos de consumo. Puede retirar esta autorización en «Configurar cookies».
14. Servicio Multisede (solo empresas que lo contratan). Con el mandato que acepta el representante en el portal, recibir en un buzón dedicado o por carga las facturas de servicios públicos de sus sedes, leerlas (incluso con un proveedor de inteligencia artificial, con revisión humana) y analizarlas para mostrar consumos, alertas y oportunidades de ahorro.
15. Asistentes automáticos. El panel interno de Kiloverde tiene un asistente que consulta la información de la plataforma con los permisos de la persona del equipo que lo usa; antes de enviar una consulta al proveedor de inteligencia artificial se ocultan documentos, cuentas, correos, celulares y direcciones. En el portal, si está activo, el asistente «¿Qué significa mi factura?» explica su factura con un proveedor de inteligencia artificial; usted sabe que habla con un asistente automático y lo que manda es su factura y su contrato.

Si usted ingresó con Facebook y quiere que eliminemos los datos que recibimos de esa cuenta, siga las instrucciones de eliminación de datos.

6. Con quién compartimos los datos (encargados, terceros responsables y transmisión internacional)

Kiloverde no vende ni alquila sus datos.

6.1 Encargados: tratan los datos por cuenta de Kiloverde, bajo contrato o condiciones de transmisión que les exigen confidencialidad, seguridad y uso exclusivo para la finalidad encargada (Decreto 1377 de 2013, art. 25):

6.2 Terceros que actúan como responsables de su propio tratamiento. Usted llega a ellos o ellos nos entregan datos; cada uno trata sus datos según su propia política:

Las transmisiones internacionales se hacen a países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con nivel adecuado de protección (Circular Externa 005 de 2017, que incluye a los Estados Unidos, los países de la Unión Europea y el Reino Unido) o con las garantías del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. A los proveedores de IA y mapas solo enviamos los datos mínimos necesarios: al proveedor de IA, el documento que se va a leer (factura, RUT o certificado) o la consulta ya minimizada; a los servicios de mapas, la dirección o las coordenadas. Con cada encargado tenemos un contrato o condiciones de transmisión que cumplen el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Inteligencia artificial y evaluación de impacto. Antes de usar proveedores de inteligencia artificial (lectura de factura, de RUT y certificados, Multisede y asistentes) hicimos una evaluación de impacto en privacidad, como pide la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC: qué datos se envían y para qué, cómo se minimizan, qué proveedor los recibe y dónde, y en qué casos una persona revisa el resultado. Ninguna decisión sobre usted se toma solo con el resultado de la IA. La evaluación se revisa cuando cambie el proveedor o la finalidad. (requiere abogado)

Además, podemos entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones; a la entidad financiera, aseguradora o comercializador que intervenga en su contrato cuando sea necesario para ejecutarlo; y, si el contrato se cede o la operación de la planta pasa a un tercero en los términos del contrato, a quien asuma esa posición, solo con los datos necesarios para continuar el servicio. Para cotejar la representación legal consultamos registros públicos (RUES) y, al contratar, listas restrictivas (ONU y OFAC); esas consultas no entregan sus datos a terceros.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Cumplido el plazo, los datos se suprimen o se anonimizan.

8. Derechos del titular

Usted tiene derecho a (Ley 1581 de 2012, art. 8):

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija;
• ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Kiloverde;
• revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos (Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011);
• acceder gratuitamente a sus datos personales.

9. Procedimiento para consultas y reclamos

Canales. El formulario de PQR y derechos sobre sus datos, que entrega un número de radicado de inmediato, o el correo datos@kiloverde.co. Si tiene cuenta en el portal, en Mi cuenta → Privacidad puede revocar en línea las autorizaciones opcionales (comunicaciones comerciales por correo o por WhatsApp y lectura de facturas con IA) o pedir la supresión de sus datos; cada correo comercial trae un enlace para dejar de recibirlos. Pueden presentarlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado acreditado.

Consultas (art. 14). Se responden en un máximo de 10 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.

Reclamos (art. 15) para corregir, actualizar o suprimir datos, o por incumplimiento de esta política:

1. Deben incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección o correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los 5 días siguientes que lo complete. Si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
3. En los 2 días hábiles siguientes a recibirlo completo, marcaremos el dato como "reclamo en trámite".
4. El plazo de respuesta es de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 8 días hábiles adicionales.

Los plazos se cuentan en días hábiles de Colombia (sin sábados, domingos ni festivos). Para verificar su identidad podremos pedirle información adicional antes de entregar o modificar datos.

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado de las conexiones (HTTPS), contraseñas guardadas solo como huellas cifradas, segundo factor de autenticación obligatorio para el personal de Kiloverde, llaves de integración cifradas, archivos privados fuera del área pública del servidor, permisos por rol, bitácora de auditoría y respaldos cifrados. Más detalle en la Política de Seguridad de la Información.

11. Cambios y vigencia

La primera versión de esta política rigió desde el 25 de septiembre de 2026; esta versión (1.3) rige desde el 2 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página con una nueva versión y fecha, y, cuando afecte las finalidades autorizadas, se lo informaremos antes de aplicarlo. Las bases de datos se conservarán mientras se cumplan las finalidades descritas y durante los plazos del numeral 7.