Este acuerdo se celebra entre KILO VERDE S.A.S., NIT 902.094.602-9 ("Kiloverde"), y la persona que lo acepta en la plataforma, a nombre propio o en representación de una copropiedad o empresa (el "Firmante"). Su propósito es pactar el mecanismo de firma electrónica que las partes usarán para firmar propuestas, contratos, otrosíes, actas y demás documentos de su relación comercial, conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 2364 de 2012, compilado en los artículos 2.2.2.47.1 a 2.2.2.47.8 del Decreto 1074 de 2015.
1. Mecanismo de firma
El Firmante firma un documento cuando, en la plataforma de Kiloverde:
- ingresa con su cuenta (portal de clientes, o panel interno con doble factor en el caso de Kiloverde);
- revisa el documento y acepta firmarlo con su nombre completo y número de documento;
- escribe el código de un solo uso de 6 dígitos que la plataforma envía al correo electrónico registrado. El código vence a los 10 minutos, admite máximo 5 intentos y solo sirve una vez.
La combinación de acceso autenticado, código enviado al canal exclusivo del Firmante y huella criptográfica del documento constituye la firma electrónica. En los documentos que lo exigen (por ejemplo, el contrato EnergyPass), además del código por correo se envía un segundo código por WhatsApp al celular registrado.
1A. Niveles de firma
Cada tipo de documento tiene un nivel mínimo de firma, que se le informa antes de firmar y que nunca se rebaja sin su conocimiento:
| Nivel | En qué consiste |
|---|---|
| Simple | El mecanismo del numeral 1 (sesión autenticada y código de un solo uso). |
| Biometría | Un proveedor de firma (por ejemplo, AUCO o ZapSign) valida su identidad comparando una captura de su rostro con su documento de identidad, y luego usted firma en su plataforma. Es un dato sensible: le pedimos su autorización expresa antes de iniciar y usted no está obligado a darla; si no la da, puede firmar con el nivel digital. Kiloverde no guarda su imagen biométrica: recibe el resultado de la validación y la evidencia del proveedor. |
| Certificada | Firma emitida por una entidad de certificación (por ejemplo, Certicámara) según sus propias condiciones. |
| Digital | Firma digital con certificado de una entidad de certificación acreditada ante el ONAC (Ley 527 de 1999, art. 28). La plataforma verifica que el certificado sea válido y que el documento firmado sea el mismo que se le presentó. |
Cuando se use un proveedor externo, el mecanismo y la evidencia son los de ese proveedor, que actúa por cuenta de Kiloverde, y se le informará antes de firmar.
2. Confiabilidad y validez
Las partes reconocen que este mecanismo:
- identifica al Firmante, porque el código solo llega al correo que él controla y exige una sesión autenticada;
- es confiable y apropiado para los fines del documento, en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999;
- permite detectar cualquier alteración posterior: antes de firmar se verifica la huella SHA-256 del documento y esa huella queda en la evidencia.
En consecuencia, las partes aceptan que los documentos así firmados tienen la misma validez y efectos jurídicos que si se hubieran firmado de forma manuscrita, y que se pueden presentar como prueba.
3. Evidencia que se conserva
Por cada firma, la plataforma conserva:
- el documento original y su huella SHA-256, y el documento final con la hoja de certificado de evidencias;
- el nombre, número de documento y correo del Firmante, el nivel de firma usado, el resultado de la validación de identidad del proveedor, si la hubo, y la versión aceptada de este acuerdo;
- la fecha y hora en Colombia y en tiempo universal (UTC), la dirección IP y el navegador;
- una bitácora de eventos (envío, apertura, verificación del código, firma) encadenada por huellas criptográficas, de modo que cualquier alteración se detecta;
- un código de verificación que permite a cualquier persona comprobar en
/verificar-firmael estado y la integridad del documento, sin ver datos personales.
El código de un solo uso nunca se guarda en texto claro ni se registra en bitácoras. El Firmante recibe por correo una copia del documento firmado con su certificado de evidencias, que también queda disponible en el portal.
4. Obligaciones del Firmante
- Mantener bajo su control exclusivo su correo, su contraseña y su segundo factor, y no compartir los códigos de firma.
- Mantener actualizado su correo electrónico en la plataforma.
- Avisar de inmediato a comercial@kiloverde.co si sospecha que alguien más accedió a su cuenta o a su correo.
- Firmar solo los documentos para los que tenga facultades, cuando actúe en representación de una copropiedad o empresa.
5. Obligaciones de Kiloverde
- Mantener la seguridad del mecanismo y conservar la evidencia durante la vigencia del documento y el término de prescripción de las acciones que de él se deriven.
- Entregar al Firmante, cuando lo solicite, copia del documento y de su evidencia.
- Tratar los datos personales conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales.
6. Documentos que requieren otra forma de firma
Si la ley, una entidad financiadora o el Firmante exigen firma digital certificada o firma manuscrita para un documento, las partes usarán ese mecanismo para ese documento. En contratos de largo plazo y alto valor, Kiloverde podrá proponer firma digital con certificado de una entidad de certificación acreditada.
7. Vigencia y terminación
Este acuerdo rige desde que el Firmante lo acepta y aplica a todos los documentos que firme por este mecanismo mientras esté vigente. El Firmante puede dejar de usar la firma electrónica avisando a comercial@kiloverde.co; los documentos ya firmados conservan su validez.
8. Ley aplicable
Este acuerdo se rige por las leyes de Colombia.